제대로 된 PPT 보고서를 쓰는 법 (직장인 꿀팁)

 

오랜만에 결산에 관련된 보고서를 쓰게 되었는데요.

사실하던 일만 하면 직장에서 발전이 없고 문득 "이건 생각보다 쉬운데"라는 접근으로 가면

어려울 게 없어요.

어떤 정보든지 사람이 하는 일이고 크게 전문적인 일이라고 하더라도 결국엔 조직에서 필요한 일부분의 일입니다.

그러니 걱정 말아요.

 

1. 초안을 잡으려면 마구 써라.

 

일단은 한글파일이든 엑셀이든 문서의 종류를 가리지 않고 마구마구 씁니다.

생각나온 대로 수치나 글을 막 쓴 다음에 편집은 나중에 일입니다.

 

2. 누가 읽을지를 고려하라.

보통 최상급자가 읽는 보고서와 바로 위 상급자가 읽는 보고서는 구성이 다릅니다.

CEO의 경우 모든 정보를 세세하게 알고 싶어 하지 않아요.

1) 요즘의 수익은 어떠한가

2) 어떤 분야가 두각을 나타내는가

3) 어떤 분야가 잘 안되고 있는가

4) 그럼 앞으로 어떻게 해야되는가

 

마지막 4번은 결정권자가  생각할 일이지만  이에  따라 표나 수치를 구성해 주면 됩니다.

 

3. 가지치기

 

쓸데없는  정보나 너무 긴 문장, 가장 최고의 문서는 1장에 모든 걸 표현하는 문서라고 하죠.

원페이지 프로포졀이라는 책처럼 하나의 책으로 모든걸 표현할 수 있어야 합니다.

보고서도 자꾸 써봐야 늘고 해 봐야 늡니다.

 

4. 상급자가 싫어할만한 정보는 빼자

 

물론 꼭 알아야 할 정보지만 이미 인지하고 있을 수 있습니다. 그럴 때는 해당 정보를 과감하게 삭제하세요.

그 이외의 담당부서장이나 팀장들이 보고할 때가 되면 보고할 거리입니다.

괜히 두각을 나타내려 너무 애쓰지 마세요.

안타깝게도 한국사회는 필요한 정보를 먼저 알려주는 효율적인 시스템이 아닙니다.

그냥 어느 타이밍에 말하느냐 그게 중요할 뿐이죠.

서로 경쟁하고 누르는 사회이다 보니 직장 내에선 적을 두기 쉬운 정보입니다.

 

5. 적절한 표와 깔끔한 이미지 

보고서를 쓸 때 이미지가 중요합니다. 파란색계열이 신뢰감을 주고 

회색이나 정적인 문서를 보여줄 땐 색과 배색도 중요합니다.

욕심이 앞서 지나친 도표가 많아지면 현란하나 쓸데없는 정보가 많아집니다.

최소한 보고는 10분 이내, 회의가 길어진다는 것은 쓸데없는 사전정보나 구두가 많아진다는 뜻입니다.

간결하게 쳐내는 게 실력자입니다.

 

초안에서 가지치고 핵심정보를 뽑아내는 게 당연한 것 같지만 처음부터 완벽하게 하려다 보니 놓치는 게 많아지는 경우가 많습니다. 그냥 해보세요. 그리고 주변의 친한 지인에겐 자주 보여주는 게 좋습니다. 내가 보지 못한 부분이나 조언을 '네가 뭘 아는데'라고 하거나 내가 최고라는 생각으로 보여주면 이인자가 아니라 3인자로 전락합니다.

 

진정 중요한 정보는 누가 봐도 이해가 되는 표나 글이죠.

오히려 봐주는 걸 고마워해야 맞는 거죠. 내가 쓰는 것만큼이나 남의 글을 읽고 조언해주는 게 훨씬 힘들거든요.

공력이 필요하기도 하고요.