[증빙] 관리자 변동 때마다 바뀌는 처리 기준

증빙은 적격증빙, 세금계산서, 계산서, 현금영수증, 법인카드 매출전표로 일반 사기업에서는 지출처리에 인정되는 종류를 말한다. 그러나 대학교 즉 공공기관의 성격을 띤 준공공기관의 경우 비영리기업으로 영리를 목적으로 만든 사기업의 증빙과는 약간은 다른 성격을 지니고 있다.

 

객관적인 처리를 증명할 수 있는 증빙을 말한다. 문제는 객관적이지 못하다는 것이다. 지출의 성격, 즉 예산의 성격마다 지출증빙의 종류는 정해져 있으나 관리자가 마음에 들어하지 않거나 감정적으로 쌓아둔 대상이 올린 기안이 있으면 똑같은 증빙이라도 세부사항을 더 요청하거나 일부러 서류를 결재하지 않고 보류를 하거나 지출 행위를 지연시키는 행위를 한다. 

 

필수적이지 않은 사진을 추가로 첨부한다던지 아니면 식대의 세부내역까지 출력해 오라고 한다던지 트집을 잡아 더 세세한 증빙을 요구한다. 실질적으로 지출에 있어서 중요한것은 지출을 뒷받침하는 회의록이나 행사 공문 등 내부공문 등 이 예산의 성격에 맞는 지출에 필요한 필수 증빙만 있으면 된다. 그 이외에는 사족으로 있으면 좋으나 없어도 무방하기 때문에 하나의 지출을 처리하는데 개인의 선호에 따른 증빙까지 이해시키는 세부적인 사항까지 첨부하는 것은 행정을 더디게 만드는 요건이 되기도 한다.

 

결재자가 바뀔때마다 다른 증빙을 요구하게 되면 원천적으로 규정을 개정하거나 지침을 개정해서 필요한 증빙의 종류를 정리하는 것이 필요하다. BBS에 공지하고 내부공문으로도 구성원들에게 공감을 얻을 수 있도록 사전에 시행 전에 알려야 논리적인고 구성원도 왜 필요한지에 대한 공감을 바탕으로 예산을 사용하는 목적에 더 힘을 실어줄 수 있는 것이다. 내 돈처럼 쓰는 사람이 없는 이유를 제재하기 위해 증빙을 더 추가적으로 요구하는 일은 갈수록 간소화시키되 필요한 증빙 처리만 첨부하게 하는 시스템을 지향하는 입장에서는 소모전이 되기만 한다. 

 

그러나 하위자는 상급자 또는 관리자가 감정적으로 대응하는 증빙에 대해 맞서기가 쉽지 않다. 의견을 말해봐야 내가 결재자인데 첨부하라고 해. 라고 한다면 그렇게 고집하는 상급자를 꺾을 수 없기 때문이다. 반항이라 생각하거나 맞는 결과이거나 처사인데도 감정적으로 대응해 오히려 행정의 필요적 간소화를 방해받을 수가 있게 된다.

 

기존의 예전 처리방법에 얽매여 있거나 내가 잡아두면 결재 못한다는 식의 지연 행위가 없어져야 한다. 사법행위를 할수 없고 통장 내역을 출력해오라고 한다던가 강제성이 없기 때문에 물건을 사고 되파는 행위나 식대의 증빙을 금액만 표기하게 하는 꼼수나 유용행위를 적발하기가 쉽지 않은 것이다. 심리적 의심을 물적 증빙으로 확보하기 위해서는 아무래도 수사가 필요하고 고소나 적발 행위가 필요한데 구성원 간에 내부고발자의 위험을 감수하고 감사행위를 하기에는 어려운 한계점이 있을 수 있다. 물론 교내 개설된 감사팀에 의뢰하는 행위는 가능하나 의심만으로 당사자를 몰아세우다가 화를 당하는 경우까지 감안해야 하기 때문에 적격증빙 이외의 추가적인 증빙으로 확대하는 행위는 절제하는 것이 좋다.

 

맞게 처리하는 것을 지향하는 것은 당연한 일이다. 특히나 회계부서에서 일하는 사람들의 공통점은 의심을 하는 행위가 기본행위가 되는 것이다. 맞게 처리했을까? 맞는 행위인가를 검증하는 부서이기 때문에 다른 사람들은 다 도둑놈이거나 옳지 않게 할 수 있다는 전제를 깔고 있다. 그것이 부서의 성격이 되고 구성원의 기본 바탕이 되는 것은 슬픈 일이기도 하다. 그러나 각자 부서에서 해야 할 일을 하는 것은 소명이기 때문에 처리 방법에 대한 고민을 지속적으로 하게 된다.

 

 

관리자가 되기전까지 스스로가 꼰대나 감정적으로 일을 처리하는 사람이 되지 않으며 버티는 수밖에 없다.