[직장 No-How 1화] 첨부파일은 이렇게 해야죠?

안녕하세요. 직장 관련 노!! 하우를 연재하고자 해요.

KNOWHOW 가 아니고 왜 NO HOW 냐고요? 사실 해서 안될걸 해서 혼나는 경우들이 많거든요. 그래서 붙여봤어요.

역시나 제 맘대로 붙인 이름이라.

 

직장생활을 하다보면 혼날일이 많아요.

칭찬받는 일보다 사실 초반엔 혼날일이 많고 

시간이 지날수록 책임질 일이 많고

회피하는 팀장 대신해서 억울한 일도 많죠.

 

제가 실수하거나 고쳐온 일들을 공유하면 여러분의 회사생활에 조금이나마 도움이 될까해서 적어요.

 

오늘의 주제는 첨부파일이에요.

 

이메일을 보내거나 지출결의서를 작성할때 많이들 첨부하는데요.

회의록 이나 증빙사진을 첨부하는 일이 많죠.

PPT발표 자료등도 있는데

 

기본적으로 첨부파일은 결의서 및 메일 내용에 맞게 작성해야 해요.

 

다음과 같이 실수하는 경우가 많아요.

 

1. 비뚤어지게 또는 사선으로 첨부한다.

첨부파일은 정(正) 모양으로 문서를 보는 사람이나 결재하는 사람이 똑바로 정렬을 해야 해요.

어떤 사람은 급하다고 거꾸로 붙이거나 PDF를 비뚤어지게 첨부하는데 기본 자세가 아니죠.

 

2. 되는대로 다 갖다 붙인다.

나는 첨부할테니 너는 알아서 봐라는 식으로 마구마구 첨부해요.

파일을 수십여개 붙여서 하는데 기본적으론 PDF병합기능도 있고 글의 흐름에 맞게 필요한 증빙을 가진 우선적으로 붙이고 차례대로 병합해서 1개만 클릭해도 볼 수 있게 해야 해요.

 

보고서 작성할때도 그렇지만 1 페이지에 요약하는게 최선이고

증빙같은 경우에도 요약된 보고서에 맞게 또는 이메일 내용에 맞게

순서대로 붙여야 정상? 이죠.

 

결재자는 내용을 보고 판단을 할수 있어야 하는데 머릿속의 내용을 정리하지 않고 첨부하는건

흔히 엿먹으라는 것과 동일하죠.