[직장 No-How 3화] 불필요한 회의를 피하는 법

직장에서 가장 많이 마주하는 일이 '회의'입니다. 

회의가 길고 많은 회사는 망한다는 속성처럼 주제 없이 흔히 말하는 노가리 까는 장소가 되어서는 안됩니다.

그런데 대부분의 회의는 정해진 의례처럼 진행되는 경우가 많습니다.

매주 1회, 매일 아침 회의를 하는 조직이 있는데 의미 없는 짓 입니다.

 

사실 요즘 시대에 회의는 비대면으로 얼마든지 가능하고 얼굴을 마주하는 구시대적인 방법을 선호하는 것은

꼭 필요할때만 해도 됩니다. 

메신져나 이메일로 부서원들에게 해야할일을 전달해도 충분합니다.

물론 업무시간외 카톡 감옥을 시행하는 상사들은 법적인 처벌을 받아야 하지만요.

 

일단 회의는 주제가 명확해야 합니다.

회의록을 미리 작성하는것도 팁입니다.

관련부서의 담당자들과 미리 전화로 소통을 하고

소통된 내용을 가지고 조율할 지점을 정합니다.

 

그리고 1안, 2안등 대체할 수 있는 회의 결론을 준비해야 합니다.

보통 자신의 부서 위주로 이야기하고 회의가 어떤 결론에 도달해야 하는때 

대부분 방어적입니다. '이거 우리부서에 떠넘기는거 아냐? 우리 부서 일 늘어나는거 아냐? 해야 될일인가?'

반감부터 가지는게 대부분입니다.

 

회의일자등이 조율되면 사전에 이메일로 회의내용의 방향에 대해 간략하게 알림을 보냅니다.

1. 회의일자

2. 회의제목

3. 회의개요

4. 참석자

5. 회의일자 (개략적인 시간을 기재해주면 더 좋습니다. ) 예) 11시 - 11시 30분

 

마이크로소프트에 원노트등을 활용해서 보내는것도 회의 종료 후에도 내용 공유도 되고

자신이 알았다고 하는 내용과도 확인절차로도 좋습니다. 

 

참고로 회의시간은 점심시간을 피하는 것이 좋습니다.

만약 30분 회의한다고 해도 11시 30분에 시작하면 12시에 긴급하게 끝내는 경우가 발생하고

역으로 이런점을 이용해서 간단히 해야되거나 분쟁의 소지가 있는 것은 점심시간 직전에 하는것도 전략입니다.

 

그러나 대부분의 회의는 시간을 정하긴 해도 밥을 먹기 전이라던가

출근하자마자 하는등은 피해야 합니다. 예민하고 서로 끝내려는 마음에 다른 쪽에 마음이 갑니다.

밥을 먹고 1시 직후도 피해야 합니다. 졸음이 오는등 식곤증도 올수 있기 때문에

집중도 되지 않고 길어질 염려가 있습니다.

 

가끔 딴소리를 하거나 샛길로 새는 분들이 있는데 " 자 그럼 오늘 이야기할 주제는.." 이라며 목표를

수시로 상기시켜줘야 합니다. 쓸데없이 잡담을 좋아하는 분들도 있기 때문에 주의해야 합니다.

 

회의에서 실패를 많이하고 화이트보드나 필기를 하는 공간에서 서로 내용을 볼 수 있도록 하는 것도 중요합니다.

그런 상황에서야 서로 인지하고 오해를 사는 일이 없이 최적의 답이 나올 수 있습니다.

제일 주의해야할 점은 ' 자 오늘은 여기까지 하고 다음에는' 입니다.

2차 3차가 되어봐야 시간만 낭비하고 오늘의 회의시간을 묵살시키는 행위이기 때문입니다.

 

이런 질문도 저런 질문도 나올 수 있음을 대비하여 회의시간 전까진 모두가 참여하는 시간을 줄일 수 있도록 해야 합니다.